Nếu là người có việc làm và không cảm thấy “được bận rộn”, bạn gần như cũng biết nhiều người có cảm giác này và những người luôn nói về sự bận rộn đó. Cảm giác bận rộn có vẻ bao quanh ta, thậm chí là lây lan sang ta - từ những email hối thúc của đồng nghiệp, hoặc cái nhíu mày của những vị khách trong quán cà phê khi những cốc cappuccino của họ không được phục vụ nhanh chóng. Có những thứ trước đây chưa từng gây căng thẳng thì giờ lại trở thành tác nhân: tiếng tin báo điện thoại lúc 9g45 tối, dù hóa ra đó là tin từ một người bạn, có thể làm phát sinh một chuỗi cảm giác lo lắng. Ta bị thúc giục phải nghỉ ngơi, thư giãn, ngủ đủ giấc – nhưng bằng cách nào đó, cuối cùng thì nghỉ ngơi và giải trí lại chuyển thành những việc mà ta cần làm, âm thầm chỉ trích ta khi ta chưa “hoàn thành” nó.

Tuy vậy, rõ ràng “căn bệnh dịch” bận rộn thực chất không như vẻ bề ngoài. Các dữ liệu đáng tin cậy cho thấy rằng ta có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn so với quá khứ, chứ không phải ít hơn. (Thậm chí trung bình một ngày, những bậc phụ huynh có con nhỏ dành nhiều thời gian cho các hoạt động giải trí hơn trước đây.) Năm ngoái, nghiên cứu trên hàng nghìn người trưởng thành ở 28 quốc gia phát hiện ra rằng hầu hết chúng ta không tin khi người khác nói là họ rất bận rộn, và ta thường có áp lực phải phóng đại sự bận rộn của chính mình: ta tỏ vẻ như thể bản thân đang bị choáng ngợp vì công việc, sợ bị xem là kẻ lười biếng nếu không làm vậy – và ta nhanh chóng thuyết phục bản thân tin mình là người bận rộn. Nói vậy không phải nhằm ám chỉ rằng bệnh dịch này là không có thật – dù sao thì ta cũng thật sự cảm thấy bận rộn – mà là nhằm cho thấy vấn đề thực sự nằm ở cảm giác chứ không phải là số lượng công việc.

Nhưng nếu như không phải vì có quá nhiều việc phải làm, thì điều gì làm ta có cảm giác bận rộn này? Nguyên nhân là do sự không tương thích – giữa tất cả những việc bạn muốn làm hoặc cảm thấy mình nên làm với số lượng ít hơn nhiều gồm những việc bạn thực sự có thể làm. Và sự chênh lệch này đang tăng nhanh.

Hạn chế của con người chúng ta – năng lượng, nhu cầu ngủ nghỉ và thời lượng 24 tiếng của một ngày – luôn không đổi. Tuy vậy, vì các lý do kỹ thuật và kinh tế, áp lực phải làm nhiều hơn cứ tăng lên. Công việc đã phá vỡ rào chắn trước kia của nó: nếu bạn cho phép, tin nhắn từ văn phòng có thể được gửi đến bạn vào giữa đêm; không có giới hạn cho số email bạn có thể nhận, số lượng những kế hoạch mới mà sếp bạn có thể nghĩ ra hoặc quy mô phát triển theo lý thuyết của công ty bạn. Nói tóm lại, bận rộn quá mức không phải là dấu hiệu cho thấy bạn yếu kém mà là một điều chắc chắn sẽ diễn ra: số người hữu hạn cố gắng thực hiện số lượng công việc vô hạn thì sẽ luôn cảm thấy mình đang làm quá sức. Có lẽ chúng ta cần một cuộc cách mạng. Nhưng trong lúc chờ cách mạng xảy ra, khi bạn đã nhận ra bản chất vấn đề, có một số cách mà bạn có thể thực hiện để khiến cuộc sống bớt căng thẳng hơn:

1. Chấp nhận thất bại

Nhà kinh tế học Thomas Sowell có nói, “Không có giải pháp; chỉ có sự đánh đổi.” Điều này có nghĩa là khi ta dành một lượng nguồn lực như thời gian hoặc tiền bạc cho một điều gì, ta sẽ luôn không thể dành nguồn lực đó cho điều khác. Ta không thể làm hết được mọi thứ – thời gian có hạn, “mọi thứ” thì không – và đây là tin tốt, vì nó có nghĩa là bạn không cần cảm thấy có lỗi khi thất bại. Thay vào đó, bạn có thể chuyển sang câu hỏi dễ trả lời hơn là bạn nên gạt sang bên những việc nào. Hút bụi ư? Cuộc họp hàng tuần mà dù sao cũng không có ai quan tâm? Hãy bắt đầu đặt giả thuyết rằng bạn phải đánh đổi điều gì đó rồi tập trung tìm xem điều đó là gì.

2. Tôn trọng nhịp điệu của mình

Nếu muốn một cỗ máy làm được nhiều hơn, ta chỉ cần cho nó hoạt động thêm vài tiếng, và ta rất dễ cho rằng con người cũng vậy. Nhưng con người thì khác, chúng ta là những sinh vật hoạt động theo nhịp điệu: 2 tiếng làm việc cường độ cao khi tinh thần tập trung và sảng khoái nhất thì đáng giá hơn nhiều so với 6 tiếng làm việc khi cảm thấy kiệt sức. Nếu bạn linh hoạt, hãy sắp xếp sao cho những vấn đề quan trọng nhất được thực hiện vào những khoảng thời gian phù hợp nhất trong ngày, chứ không nhất thiết phải được thực hiện trong thời gian dài nhất.

3. Thực hành “sự kém cỏi có tính toán”

Đối với các công việc văn phòng, có một cách đúng đắn để tránh gồng gánh một số công việc mất thời gian: cho mọi người thấy bạn không giỏi làm những việc đó. Hãy kiểm soát kỳ vọng: ta được đánh giá thông qua các kỳ vọng – vì vậy, việc đặt kỳ vọng quá cao khiến ta trở nên quá bận rộn.

4. Xây dựng các khoảng đệm

Theo Luật Hofstadter được xây dựng bởi nhà khoa học nhận thức Douglas Hodstadter, mọi việc luôn cần nhiều thời gian hơn bạn nghĩ – “ngay cả khi bạn đã tính đến luật Hofstadter”. Nói cách khác, bạn thường đánh giá thấp thời lượng cần thiết để hoàn thành một việc, ngay cả khi bạn biết mình luôn bị như vậy và đã cố gắng điều chỉnh kế hoạch dựa theo đó. Cách khắc phục tốt nhất, nếu có, chính là đều đặn xây dựng các khoảng thời gian đệm để dự phòng. Sau đó, khi sự việc diễn ra, hãy dùng những khoảng thời gian này để hoàn thành bất cứ điều gì mà bạn chưa làm xong.

5. Cẩn thận với thói quen “làm trước”

Một nguyên nhân độc đáo gây ra cảm giác bận rộn là một hành vi đối nghịch với trì hoãn: làm việc quá sớm. Đơn giản là ta muốn làm cho xong việc đó, mặc dù nhìn chung thì nếu đợi thêm một thời gian, ta có thể sẽ ít tốn sức để hoàn thành công việc hơn. Bạn phí phạm cả ngày để làm những việc vặt chỉ để tìm kiếm cảm giác thỏa mãn sau khi hoàn thành công việc, trong khi đó thì những việc quan trọng hơn lại đang chất chồng. Bí quyết ở đây, đặc biệt là đối với các email, chính là lờ công việc đi trong vài ngày và cuối cùng nó thường sẽ biến mất: mọi người thường sẽ tìm các giải pháp thay thế cho vấn đề của họ - thay vì chờ bạn trả lời email.

6. Cho đi thời gian của bạn

Khi bạn đang vội vã, có vẻ như hành động khôn ngoan là để dành và bảo vệ thời gian của bạn nhiều nhất có thể. Tuy vậy, nghiên cứu về trải nghiệm thời gian chỉ ra rằng chúng ta đang đi ngược hướng: cách tốt hơn để khiến bản thân có cảm giác “mình có nhiều thời gian” chính là cho đi một chút thời gian, ví dụ như bằng cách làm tình nguyện. Nhằm giải thích cho , các nhà khoa học lý giải rằng hiện tượng gây tò mò này có lẽ bắt nguồn từ cảm giác tin vào năng lực bản thân mà các công việc tình nguyện tạo ra cho ta: khi thực hiện thành công điều gì đó hữu ích, trong tiềm thức, bạn sẽ được trấn an về năng lực của mình, bạn thấy tự tin rằng mình có thể làm được nhiều việc hữu ích hơn trong tương lai.

7. Cẩn thận với món nợ thời gian

Như lập trình viên Patrick McKenzie miêu tả, món nợ thời gian được sinh ra bất cứ khi nào bạn làm việc có vẻ năng suất nhưng thực tế lại làm phát sinh thêm nhiều việc về sau. Đây là lý do vì sao việc dọn trống hộp thư đến của bạn thật ra chính là một thành tựu giả: dọn sạch tất cả email đồng nghĩa với việc bạn phản hồi rất nhiều email, từ đó các phản hồi cho phản hồi của bạn lại xuất hiện, thế là bạn càng có thêm nhiều email trong dài hạn. Dù không thể loại bỏ kiểu công việc này hoàn toàn, nhưng bạn có thể cố gắng cân bằng nó với “tài sản thời gian”.

8. Hãy chậm lại, dù có cảm thấy như vậy là không ổn

Khi ngụp lặn trong những công việc phải làm, điều cuối cùng bạn muốn nghe chính là “kiên nhẫn có thể giải quyết vấn đề”. Nhưng theo Stephanie Brown, một nhà nghiên cứu về chứng nghiện, văn hóa nghiện sự gấp gáp của ta là cốt lõi gây ra bệnh dịch bận rộn. Ta tin rằng chỉ cần làm nhanh thêm một chút, ta có thể duy trì được sự kiểm soát – vậy nên ta càng cảm thấy khó chịu khi làm chậm lại. Khi đã bị cuốn vào guồng quay bận rộn này, bạn có thể cảm thấy đau khổ khi cố gắng chậm lại – nhưng nếu chịu chậm làm, cuối cùng bạn có thể làm được nhiều hơn. Hãy thử không làm gì trong 10 phút nghỉ giữa các công việc: càng cảm thấy khó ngừng lại thì bạn càng cần đến 10 phút này.

9. Thử danh sách 5 việc cần làm

Một vấn đề lớn với danh sách việc cần làm dài bất tận chính là nó làm bạn ảo tưởng rằng một ngày nào đó bạn sẽ làm xong mọi việc; vì dễ dàng thêm việc vào danh sách, bạn cũng dễ có nguy cơ cố làm theo danh sách quá mức. Nhà huấn luyện về năng suất Mark Forster đề xuất một giải pháp thay thế cơ bản: thay vì có một danh sách mở, hãy sử dụng một danh sách giới hạn chỉ có 5 việc, buộc bạn phải hoàn thành (hoặc cố ý bỏ qua) một việc trước khi thêm vào một việc khác. Khuyết điểm của danh sách này là bạn có nguy cơ bỏ lỡ việc quan trọng nếu bạn không viết nó ra.

10. Ngừng khoe khoang về sự bận rộn

Vì ta tin vào những gì ta nói với bản thân, việc khoe khoang này thật sự có thể khiến bạn càng cảm thấy bận rộn hơn, đồng thời cũng khiến những người khác cảm thấy gấp gáp theo. Và nếu bạn cứ khăng khăng mình thật sự bận… Ừm, nếu bận thật thì bạn có chắc mình có thời gian để than vãn về điều đó không?