Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng lắng nghe rất quan trọng cho sự lãnh đạo hiệu quả. Vậy thì vì sao hiếm có nhà lãnh đạo nào làm tốt việc này?

Các lãnh đạo rất thường cố gắng chỉ huy, định hướng các cuộc đối thoại, nói quá nhiều hoặc lo nghĩ về điều tiếp theo họ cần nói để biện hộ hoặc phản bác. Ngoài ra, họ thường phản ứng quá nhanh, bị phân tâm trong cuộc trò chuyện hoặc không dành thời gian để lắng nghe người khác. Cuối cùng, các lãnh đạo có thể lắng nghe không hiệu quả nếu họ ganh đua, làm nhiều việc cùng lúc như đọc email hoặc tin nhắn, hoặc nếu họ để cái tôi của mình cản trở việc lắng nghe người khác.

Thay vào đó, để lãnh đạo hiệu quả, người lãnh đạo cần bắt đầu bằng việc thật sự quan tâm đến điều người khác muốn nói. Nghiên cứu cũng cho thấy rằng việc chủ động lắng nghe kết hợp với sự đồng cảm hoặc cố gắng hiểu quan điểm của người khác là cách lắng nghe hiệu quả nhất. Henry Ford từng nói: Nếu có tồn tại một bí quyết thành công vĩ đại, thì bí quyết đó chính là khả năng tự đặt mình vào vị trí của người khác và nhìn mọi việc từ quan điểm của họ - cũng như của chính mình.

Nghiên cứu đã liên kết việc lắng nghe đồng cảm với nhiều bộ hành vi đáng chú ý.

Bộ hành vi đầu tiên liên quan đến việc nhận biết tất cả các tín hiệu bằng lời và không lời, bao gồm tông giọng, biểu cảm gương mặt và các ngôn ngữ cơ thể khác. Nói ngắn gọn, người lãnh đạo nhận thông tin bằng tất cả các giác quan chứ không phải chỉ nghe. Người lãnh đạo nhạy cảm lưu tâm đến những điều người khác không nói ra và thăm dò sâu hơn. Họ cũng hiểu cảm xúc của người khác và thừa nhận những cảm xúc đó. Họ có thể nói:

  • Cảm ơn anh/chị đã chia sẻ cảm xúc của mình về tình huống này.
  • Anh/chị có thể chia sẻ thêm suy nghĩ của mình về việc này không?
  • Anh/chị có vẻ hào hứng (vui vẻ, thất vọng...) về tình huống này, và tôi muốn biết thêm về quan điểm của anh/chị.

Bộ hành vi thứ hai là xử lý thông tin, bao gồm các hành vi mà ta thường liên hệ với việc lắng nghe nhất: hiểu ý nghĩa của các thông điệp và theo dõi các ý của cuộc trò chuyện. Những lãnh đạo xử lý thông tin hiệu quả sẽ khiến người khác yên tâm rằng họ đang ghi nhớ những gì người khác nói, tóm tắt những điểm được tán thành và không được tán thành, nắm bắt các chủ đề chung và các thông điệp chính trong cuộc đối thoại. Họ có thể nói:

  • Đây là một vài điểm chính mà tôi đã nghe từ cuộc họp này.
  • Đây là những điểm được tán thành và không được tán thành.
  • Đây là một số thông tin mà ta nên thu thập.
  • Đây là một số đề xuất cho bước tiếp theo – các anh/chị nghĩ sao?

Phản hồi – bộ hành vi thứ ba, liên quan đến việc khiến người khác yên tâm rằng bạn đã lắng nghe và khuyến khích sự giao tiếp được tiếp tục. Những lãnh đạo phản hồi hiệu quả đưa ra lời đáp thích hợp thông qua sự cảm ơn bằng lời, qua những câu hỏi sâu sắc với mục đích làm rõ ý hoặc qua việc diễn đạt lại. Các hành vi không lời quan trọng bao gồm biểu cảm, sự giao tiếp ánh mắt và ngôn ngữ cơ thể. Các phản ứng hiệu quả khác có thể bao gồm gật đầu, tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện và sử dụng cách nói thừa nhận như “Đó là một quan điểm rất hay.”

Nhìn chung, quan trọng là người lãnh đạo phải nhận ra tính đa chiều của việc lắng nghe đồng cảm và thực hiện việc đó bằng nhiều dạng hành vi. Lắng nghe đồng cảm giúp tạo dựng lòng tin và sự tôn trọng, thúc đẩy người khác bày tỏ cảm xúc của họ - kể cả cảm giác căng thẳng, tạo điều kiện cho việc cởi mở chia sẻ thông tin và xây dựng một môi trường khuyến khích việc hợp tác giải quyết vấn đề.

Ngoài việc thực hiện các hành vi liên quan đến lắng nghe đồng cảm, việc theo sát là một bước quan trọng để đảm bảo đối phương hiểu rằng bạn thật sự có lắng nghe. Sự đảm bảo này có thể được thực hiện bằng cách bạn làm theo phản hồi và tạo ra thay đổi, thực hiện lời hứa trong các cuộc họp, tóm tắt cuộc họp bằng các ghi chú, giải thích tại sao bạn đưa ra các quyết định khác nếu bạn không làm theo phản hồi. Tóm lại, người lãnh đạo có thể tìm nhiều cách để chứng minh rằng họ đã lắng nghe các thông điệp.

Khả năng và thái độ sẵn sàng lắng nghe đồng cảm thường là yếu tố khiến người lãnh đạo trở nên khác biệt. Chỉ nghe người khác nói là chưa đủ; người lãnh đạo thật sự cần phải cố gắng hiểu được vị trí và quan điểm của những người tham gia đối thoại.

Chậm lại, lưu tâm đến người khác thay vì tranh cãi bất tận, dành thời gian để lắng nghe và học hỏi từ người khác, và đặt ra những câu hỏi thông minh chính là chìa khóa để lãnh đạo thành công.


Tác giả: Christine M. Riordan

Nguồn UBrand