Scott vừa đến cuộc họp nhân viên và có thể nhận ra vẻ mặt căng thẳng của Catherine – sếp anh. Anh phớt lờ không khí căng thẳng trong phòng và bắt đầu bài thuyết trình mình đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, ít phút sau, Catherine chỉ ra một lỗi nhỏ và bắt đầu khiển trách Scott. Cô bắt lỗi anh và những người khác trong nhóm là đã không làm tròn trách nhiệm. Những lời xúc phạm của cô làm bẽ mặt Scott, anh rời khỏi cuộc họp sớm vì quá thất vọng. Thời gian trôi qua, Scott vẫn mong Catherine nói lời xin lỗi về hành vi của cô. Tuy nhiên, chuyện đó không hề xảy ra và mối quan hệ của họ trở nên căng thẳng, đầy oán giận và không hữu ích. Vài tháng sau, Scott chuyển sang một vị trí ở bộ phận khác.

Ở tình huống trên, thay vì có thể hàn gắn mối quan hệ với Scott bằng một lời xin lỗi chân thành sau cuộc họp, Catherine đã để mất một nhân viên giỏi trong nhóm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao lời xin lỗi rất quan trọng, cũng như cách xin lỗi chân thành và khéo léo khi phạm sai lầm.

Lời xin lỗi là gì?

Lời xin lỗi là một câu gồm hai yếu tố chính:

  • Thể hiện sự hối hận về hành động của mình.
  • Thừa nhận sự tổn thương mà hành động của mình gây ra cho người khác.

Tất cả mọi người đều cần học cách xin lỗi vì xét cho cùng, không ai hoàn hảo cả. Ai cũng phạm sai lầm và có khả năng làm tổn thương người khác bởi những hành vi và hành động của mình dù vô tình hay cố ý.

Xin lỗi không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng đó là cách hiệu quả nhất để khôi phục lòng tin và cân bằng mối quan hệ khi bạn mắc sai lầm nào đó.

Tại sao phải xin lỗi?

Có nhiều lý do bạn nên xin lỗi chân thành khi làm tổn thương người khác một cách không đáng, hoặc khi bạn phạm sai lầm.

Thứ nhất, lời xin lỗi mở ra một cuộc đối thoại giữa bạn và đối phương. Việc bạn sẵn lòng nhận sai có thể cho đối phương cơ hội cần thiết để giao tiếp với bạn và bắt đầu xử lý cảm xúc của mình.

Khi xin lỗi, bạn cũng thừa nhận hành động mình đã làm là không chấp nhận được. Điều này giúp xây dựng lại niềm tin và thiết lập lại mối quan hệ với đối phương, đồng thời cũng tạo cơ hội để bạn để thảo luận về những điều có thể và không thể chấp nhận được.

Hơn nữa, khi nhận lỗi, bạn khôi phục thể diện cho người bị tổn thương, từ đó có thể bắt đầu quá trình hàn gắn và đảm bảo rằng đối phương không tự trách mình vì những việc đã xảy ra.

Cuối cùng, lời xin lỗi chân thành cho thấy bạn đang chịu trách nhiệm về hành động của mình. Điều này có thể làm tăng sự tự tin, lòng tự trọng và uy tín của bạn. Bạn cũng có thể cảm thấy nhẹ nhõm khi thú nhận lỗi lầm và đó là một trong những cách tốt nhất để khôi phục lại sự chính trực của bạn.

Hậu quả của việc không xin lỗi

Hậu quả nếu bạn không xin lỗi khi phạm sai lầm là gì?

Trước tiên, bạn sẽ hủy hoại mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, bạn bè hoặc gia đình. Điều này ảnh hưởng xấu đến uy tín, hạn chế cơ hội nghề nghiệp và giảm hiệu suất công việc cũng như khiến người khác có thể không muốn cộng tác với bạn.

Không xin lỗi cũng ảnh hưởng xấu đến nhóm của bạn. Không ai muốn làm việc cho một người sếp không biết nhận lỗi và xin lỗi. Sự phẫn nộ, căng thẳng và tổn thương kèm theo đó có thể tạo ra một môi trường làm việc tệ hại.

Tại sao việc xin lỗi lại khó khăn?

Trước tất cả những hậu quả tai hại như vậy, tại sao một số người vẫn không chịu xin lỗi?

Đầu tiên, xin lỗi cần sự can đảm. Khi thừa nhận sai lầm, bạn dễ cảm thấy mình yếu đuối, làm bạn cảm thấy mình bị công kích hoặc sẽ dễ đổ lỗi. Một số người gặp khó khăn trong việc thể hiện sự can đảm này.

Ngoài ra, bạn có thể quá hổ thẹn và xấu hổ vì hành động của mình đến mức không còn mặt mũi để nhìn đối phương.

Hoặc bạn có thể làm theo lời khuyên "Đừng bao giờ xin lỗi, đừng bao giờ giải thích". Quyết định nghe theo lời khuyên kiêu ngạo này hay không là tùy bạn, nhưng nếu làm như vậy, bạn đừng trông đợi được mọi người xem là một lãnh đạo khôn ngoan hoặc biết cách khích lệ nhân viên.

Làm thế nào để xin lỗi hiệu quả?

Trong một báo cáo trên Tạp chí Nghiên cứu Tâm lý học, nhà tâm lý học Steven Scher và John Darley trình bày quy trình xin lỗi gồm 4 bước. Hãy tìm hiểu từng bước bên dưới.

Bước 1: Thể hiện sự hối hận

Lời xin lỗi cần phải bắt đầu bằng hai cụm từ kỳ diệu: "Tôi rất tiếc," hay "Tôi xin lỗi." Điều này rất cần thiết để thể hiện sự hối hận về hành động của bạn.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Tôi xin lỗi vì đã lớn tiếng với anh hôm qua. Tôi cảm thấy hổ thẹn và xấu hổ vì đã cư xử như vậy.”

Lời xin lỗi cần chân thành và trung thực. Hãy thành thật với chính mình và với đối phương về lý do bạn muốn xin lỗi. Đừng bao giờ xin lỗi khi có ý đồ đen tối, hoặc xem xin lỗi là phương tiện để đạt được mục đích.

Tính kịp thời cũng quan trọng. Hãy xin lỗi càng sớm càng tốt sau khi bạn nhận ra mình có lỗi với người khác.

Bước 2: Nhận trách nhiệm

Tiếp theo, hãy nhận trách nhiệm về hành động hoặc hành vi của bạn và thừa nhận những việc mình đã làm.

Bạn phải đồng cảm với người bị tổn thương và thể hiện rằng bạn hiểu cảm giác của đối phương.

Đừng suy diễn mà chỉ cần cố gắng đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương và hình dung cảm giác của người đó.

Ví dụ: “Tôi biết hôm qua mình đã làm tổn thương anh khi lớn tiếng như vậy. Tôi chắc hẳn anh đã thấy xấu hổ, đặc biệt là khi những người khác trong nhóm đều có mặt ở đó. Tôi đã sai khi cư xử với anh như vậy.”

Bước 3: Sửa đổi

Khi sửa đổi, bạn hành động để sửa đổi tình hình.

Dưới đây là hai ví dụ:

"Nếu tôi có thể làm bất cứ việc giúp anh cảm thấy khá hơn, hãy cho tôi biết nhé.”

“Tôi nhận ra mình đã sai khi nghi ngờ khả năng của anh trong việc chủ trì cuộc họp nhân viên. Tôi muốn anh chứng minh năng lực bằng cách dẫn dắt nhóm của anh trong cuộc họp ngày mai.”

Hãy suy nghĩ kỹ về bước này. Cách cư xử qua loa hay hứa suông sẽ hại nhiều hơn lợi. Do cảm thấy tội lỗi, bạn cũng có thể sa lầy vào việc đưa ra nhiều đề nghị hơn mức cần thiết, vì vậy hãy có chừng mực trong đề nghị của mình.

Bước 4: Hứa rằng bạn sẽ không tái phạm

Bước cuối cùng là giải thích rằng bạn sẽ không lặp lại hành động hoặc hành vi đó nữa.

Bước này rất quan trọng vì bạn trấn an người khác rằng mình sẽ thay đổi. Điều này giúp xây dựng lại niềm tin và hàn gắn mối quan hệ.

Bạn có thể nói: “Từ giờ, tôi sẽ kiểm soát cảm xúc tốt hơn để không lớn tiếng với anh và mọi người trong nhóm. Và tôi muốn anh nhắc tôi nếu chuyện đó lại xảy ra lần nữa.”

Hãy đảm bảo giữ lời hứa này trong nhiều ngày hay nhiều tuần - nếu bạn hứa thay đổi nhưng không làm theo, người khác sẽ hoài nghi uy tín và độ tin cậy của bạn.

Mẹo: Nếu bạn lo lắng mình sẽ không dùng đúng từ khi xin lỗi, hãy viết ra những điều mình muốn nói, và sau đó tập dượt đóng vai với một người bạn hoặc người đồng nghiệp thân thiết. Tuy nhiên, đừng tập luyện nhiều đến mức lời xin lỗi nghe như “học thuộc lòng”.