Với những người lần đầu đảm nhiệm chức vụ CEO, việc dành thời gian học hỏi và suy ngẫm sẽ giúp họ đạt được những thành công bước đầu. Nhưng vấn đề là họ không có thời gian để làm những việc này. Thông tin gửi đến họ dồn dập hơn, nhiều người đòi hỏi thời gian của họ hơn, và vô số quyết định chất chồng trước mặt họ đều được đánh dấu là quan trọng.

Nếu được tuyển dụng từ bên ngoài, họ sẽ phải làm quen với cả một văn hóa mới và không biết nên tin tưởng ai. Ngay cả khi họ là người trong nội bộ và được đề bạt lên vị trí CEO, nhịp độ công việc cũng rất khác so với khi họ chỉ điều hành một bộ phận của công ty. Trong cả hai trường hợp, mọi lãnh đạo mới đều phải gặp gỡ rất nhiều người (vì có rất ít nơi các lãnh đạo cấp cao có thể ở một mình) cũng như đối mặt với các kỳ vọng phi thực tế (của bản thân và người khác).

Các lãnh đạo mới không thể hoàn toàn tránh được những vấn đề này mà chỉ có thể kiểm soát cách mình phản ứng trước những vấn đề đó. Vì chúng ta có xu hướng mắc lỗi khi làm việc vội vàng, đặc biệt là trong môi trường xa lạ, vậy nên việc tìm cách khiến mọi thứ chậm lại có thể tạo ra sự khác biệt.

Triết gia người Pháp Blaise Pascal chỉ ra rằng “Mọi vấn đề của nhân loại đều bắt nguồn từ việc con người không thể ngồi yên một mình trong phòng.” Ông không nói đến việc ngồi yên trước máy tính để trả lời email. Những suy nghĩ hay ho nhất đến từ việc chiêm nghiệm một cách có hệ thống – và cách tốt nhất để thực hiện điều đó là có một quyển sổ ghi chép cá nhân.

Sổ ghi chép - Bạn đồng hành của nhà lãnh đạo

Tôi bắt đầu quyển sổ ghi chép này khi tiếp quản một công ty nghiên cứu sản xuất, phần mềm và tư vấn. Khi ấy tôi còn rất trẻ, công ty lại đang gặp khủng hoảng vì phải đối mặt với thị trường cạnh tranh khốc liệt, và tôi không biết mình nên tin tưởng ai. Tôi đã áp dụng phương pháp này trong suốt 12 năm giữ chức chủ tịch và CEO, và kể từ đó tôi giới thiệu phương pháp này cho những người lần đầu giữ vị trí cấp cao trong công việc.

Có bằng chứng mạnh mẽ cho thấy việc ôn lại các sự kiện trong tâm trí rất quan trọng đối với việc học hỏi . Dù não ghi lại tất cả mọi thứ diễn ra tại thời điểm đó, nhưng việc học hỏi từ trải nghiệm đã qua – tức xác định những thông tin quan trọng và bài học cần đúc kết – xảy ra khi ta tĩnh lặng suy ngẫm về những trải nghiệm đó.

Ngoài ra, khi chậm lại và suy ngẫm, ta có thể tìm ra cách giải quyết sáng tạo hơn cho những tình huống tưởng chừng không thể hiểu được. Lấy kỹ thuật mang tên “phương pháp giải pháp thứ hai” (second solution method) mà tôi từng áp dụng làm ví dụ. Nếu một nhóm đang gặp khó khăn trong việc tìm ra giải pháp cho một vấn đề hóc búa, chúng tôi sẽ động não để nghĩ ra một danh sách các giải pháp khả thi. Trước khi chuyển sang bước sắp xếp thứ tự ưu tiên, cụ thể hóa phương thức, v.v., chúng tôi cố gắng đưa ra mọi giải pháp khả thi. Tôi phát hiện ra rằng cách tốt nhất là cho cả nhóm nghỉ giải lao một chút và khi tập hợp lại, tôi hỏi “Anh/chị còn nghĩ ra ý tưởng nào nữa không?” Câu hỏi đơn giản này luôn giúp cả nhóm nghĩ ra thêm 50% ý tưởng khác, và những ý tưởng này thường hay hơn ý tưởng cũ. Bằng thực nghiệm, tôi phát hiện ra rằng khoảng thời gian nghỉ  đóng vai trò quan trọng hơn câu hỏi đặt ra sau đó. Việc có một quyển sổ ghi chép là cách hiệu quả và riêng tư mang đến cho bạn khoảng thời gian nghỉ ngơi tương tự.

Các ghi chép đó không chỉ ghi lại chuyện đã xảy ra mà còn cách ta phản ứng về mặt cảm xúc trước chuyện đó. Hành động viết mang đến sự rõ ràng nhất định giúp ta nhìn nhận đúng bản chất của vấn đề. Trong những trường hợp khác, nó còn là một dạng tập dượt tinh thần để chuẩn bị cho các vấn đề nhạy cảm mà bạn không thể chia sẻ cùng ai khác ngoài chính mình. Đây có thể là cách tốt nhất để suy xét những quyết định lớn và kiểm tra logic của bản thân. Dù tính cách, lối sống và hoàn cảnh khác nhau sẽ hướng ta đến những cách giải quyết khác nhau, một số phương pháp đã được chứng minh là mang đến kết quả tốt nhất. Ta nên ghi chép lại càng sớm càng tốt các sự kiện mình muốn học hỏi – lý tưởng là ghi ngay trong ngày. Sau 24 tiếng, ta sẽ quên mất các chi tiết quan trọng nhất cũng như nguyên nhân dẫn đến những chi tiết đó.

Trong phần mở đầu, ta nên viết ra kết quả chính – hãy đặt một tiêu đề nói lên được kết quả chính. Sau đó liệt kê các lý do chính của kết quả đó; ta có thể tìm về căn nguyên của vấn đề bằng cách đặt ra “tại sao” 5 lần để bóc tách từng lớp vấn đề. (Có lần tôi đọc lại ghi chép của mình và phát hiện rằng nhiều quyết định lớn được đưa ra nhờ những câu hỏi đúng đắn được đặt ra vào đúng thời điểm. May mắn là ghi chép của tôi đủ chi tiết để tôi nhận thấy rằng những câu hỏi này đều do một cấp dưới của tôi đặt ra. Từ đó tôi bắt đầu lắng nghe anh ta nhiều hơn). Tiếp đến, hãy nhớ lại cảm xúc chi phối quá trình quyết định của bạn và lý do bạn cảm thấy như vậy. Cuối cùng, rút ra bài học từ trải nghiệm đó và cách lần tới bạn có thể hành động khác đi.

Nhiều người chọn ghi chép trên máy tính hoặc iPad. Dù cách này có thể thuận tiện hơn, nhưng việc ghi chép tay không chỉ mang lại hiệu quả mà còn giúp bạn suy ngẫm và hành động chậm lại để tối đa hóa khả năng học hỏi của mình. Với mục tiêu đó, có lẽ viết tay sẽ tốt hơn. Tiểu thuyết gia Paul Theroux nói rằng ông viết tay vì, “Dường như tốc độ viết của tôi bằng với tốc độ mà trí tưởng tượng của tôi tìm được những từ ngữ… phù hợp nhất.” Ông viết trong một bài báo đăng trên Newsweek vào năm 2011, “Các bản chụp não cho thấy so với việc đánh máy thì viết tay kích thích nhiều phần não hơn và việc viết ra giấy giúp bạn dễ nhớ hơn.”

Việc có một quyển sổ ghi chép mang lại nhiều lợi ích như vậy, tại sao chỉ một số ít lãnh đạo áp dụng phương pháp này?

  • Việc này đòi hỏi thời gian – tài sản quý giá nhất của chúng ta. Vì phương pháp này đòi hỏi phải suy ngẫm, tốt nhất là bạn nên thực hiện nó trong những lúc yên tĩnh – những giây phút hiếm hoi đối với một lãnh đạo.
  • Đôi khi, việc ghi chép đòi hỏi bạn hồi tưởng lại những trải nghiệm dễ quên. Dù là bước quan trong để học hỏi từ trải nghiệm, việc đó không dễ chịu chút nào.
  • Vì nhiều lãnh đạo thích nhanh chóng chuyển sang thử thách tiếp theo nên họ không mấy hứng thú hay không quen với việc dành thời gian suy ngẫm.
  • Cũng như những công cụ khác, bạn cần thời gian để tìm ra cách sử dụng nó hiệu quả nhất. Phương pháp trên không mang lại kết quả ngay lập tức, mà kết quả chỉ đến sau nhiều thử nghiệm và sai lầm.

Đây chỉ là một số hạn chế nhỏ so với lợi ích của phương pháp này. Việc chậm lại phép ta cân nhắc kỹ lưỡng hơn, phán đoán hiệu quả hơn đồng thời nhận ra điều mình nên làm nhiều hơn và nên thay đổi. Một kết quả quan trọng không kém là bạn sẽ cảm thấy hài lòng hơn với trách nhiệm của mình. Do đó, quyển sổ ghi chép cá nhân nên là một phần trong bộ công cụ của mọi lãnh đạo.


Tác giả: Dan Ciampa

Nguồn UBrand